“VN 2023/021 SV- Asistente administrativo financiero- G4- RMU ” At International Organization for Migration

Special Vacancy Notice

Abierto a Candidatos Internos y Externos

Título de la Posición: Asistente Administrativo y Financiero

Lugar de Trabajo: San Salvador, El Salvador

Clasificación: General Service, G4

Tipo de contrato: Contrato de plazo Fijo por un año (OYFT) –con posibilidades de extensión

Fecha estimada de inicio: Lo antes posible

Fecha de cierre: 6 de abril de 2023

Código de referencia: VN 2023/021 SV

Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.

La OIM está comprometida con un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. A los efectos de la vacante, los candidatos internos se consideran candidatos primarios.

Contexto:

Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.

Bajo la supervisión directa del Oficial Financiero de proyectos y la supervisión general del RMO y Coordinador Nacional de Proyecto, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones:

Funciones y Responsabilidades:

• Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
• Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago.
• Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
• Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Pagos (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.
• Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
• Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.
• Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por el Proyecto, asistiendo a determinados eventos según se requiera.
• Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).
• Elaborar las Autorizaciones de Viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.
• Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipo.
• Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.
• Brindar apoyo a la Unidad Financiera de la misión en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos conforme a la normativa de OIM.
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
• Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador Nacional de Proyecto.

Experiencia y Calificaciones Requeridas

Educación:

• Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas Ciencias Sociales y Humanísticas, o carreras afines, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.
• Diploma Secundara con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa.

Experiencia:

• • Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project). – Conocimiento en SAP una ventaja – Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería. – Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja. – Experiencia de trabajo con gobiernos locales y líderes comunitarios, contrapartes nacionales, así como con Organizaciones No Gubernamentales. – Experiencia en proyectos vinculados a población migrante, la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, entre otras será una ventaja.
• • Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas. – Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros. – Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja. – Efectivamente coordina acciones con los socios implementadores. – Trabaja efectivamente con autoridades locales, socios, beneficiarios y a comunidad en general para avanzar en los objetivos de las oficinas de país o regionales.

Idiomas:

• • • Español (Fluido hablado y escrito) – Inglés (Fluido hablado y escrito) será considerado una ventaja

Competencias Requeridas

Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:

Valores:

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.

Competencias centrales – Nivel 1

• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.
• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al servicio. Es dado/a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados acordados.
• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimiento e innovar.
• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante.

IMPORTANTE:

Cualquier oferta realizada al candidato en relación con este aviso de vacante está sujeta a confirmación de fondos.

El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato esta médicamente apto para trabajar, cuenta con los permisos de trabajo y residencia y las autorizaciones de seguridad requeridas.