Job Identification : 7418
Locations : Ouagadougou, Burkina Faso
Posting Date : 03/15/2023, 10:10 AM
Apply Before : 03/31/2023, 01:30 PM
Job Schedule : Full time
Grade : G5
Vacancy Type : Fixed Term
Rotational/Non Rotational : Non-Rotational
Contract Duration : 1 Year
Education and Work Experience : High School certificate – 5 year(s) experience
Required Languages : Français
Desired Languages
Anglais
Vacancy Timeline : 3 Weeks
Job Category : Administration/Operations/Support
Job Description
Le Poste :
Le poste d’Assistant aux Achats et Logistique est localisé dans le bureau pays de l’UNFPA Ouagadougou et est sous la conduite du Représentant Résident et la supervision directe du Chargé International des Opérations et travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations et du Programme.
L’Assistant(e) aux Achats et Logistique co ntribue substantiellement à l’efficience des activités d’achat de biens et services et de logistique à temps, incluant dans le contexte humanitaire. Il/elle délivre des services de qualités par la maîtrise des procédures d’achats et apporte son appui au bureau pays et dans la mise en œuvre du programme.
Comment vous pouvez faire la différence :
L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2018-2021) met l’accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel de bonne éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.
UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s’engagent à atteindre l’excellence dans les résultats de programme.
Objectif du poste :
Vous serez responsable de :
1. Planification et mise en œuvre de l’approvisionnement :
Préparation et soumission du plan d’approvisionnement du bureau pays en utilisant l’outil de planification des achats en ligne selon les délais requis, en collaboration avec le personnel du programme, des opérations et les partenaires concernés (Plans de passation des marchés locaux, PSB, UNFPA Supplies et TPP) :
- Faire le recensement des besoins annuels en biens et équipements du programme et du bureau (véhicule, matériel médical, médicament d’urgence SR, Produits sanguin, Matériel audiovisuel et de communication, Mannequin, kit de dignité, ambulance et ambulancette, intrants PTME etc…) en fonction des objectifs et stratégies du programme et désagréger par sous-produit et zone d’intervention
- Appuyer l’équipe SR du programme dans la recherche des spécifications techniques des biens et matériel médicotechnique
- Elaborer et assurer la mise en œuvre du plan annuel d’acquisition (Procurement plan) en produits, en équipements et matériel médico technique, en équipements et matériel de bureau conformément aux besoins annuels du programme et du bureau
- Estimer le coût de chaque matériel et budgétiser le plan en prenant en compte l’inflation
- Discuter avec les directions techniques et les PTF impliqués dans l’approvisionnement de ce type de produits et établir une liste ajustée des besoins à financer par UNFPA
- Identifier le matériel disponible dans le catalogue UNFPA (LTA).
- Effectuer des examens trimestriels des plans d’achat et prendre des mesures systématiques pour mettre en œuvre les plans d’achat en collaboration avec le personnel du programme et les partenaires concernés :
- Suivre le processus d’acquisition de biens et services en collaboration avec les autres chargés de programme, l’Assistant aux Opérations et la centrale d’achat de l’UNFPA
- Elaborer les rapports analytiques périodiques du plan d’achat
- Soumettre des demandes d’approvisionnement trimestrielles complètes et bien définies et quantifiées et des demandes d’Atlas à PSB en temps opportun.
- Agir en tant que point focal du renforcement des capacités du Bureau Pays en matière d’approvisionnement.
2. Gestion de la logistique
- Coordination en temps opportun des questions liées à la logistique, telles que l’obtention de permis d’importation selon les besoins, l’enregistrement des produits, l’organisation des dérogations, etc. S’assurer que le ministère de la Santé ou les autres Partenaires sont prêts à recevoir les expéditions. Organiser les exigences relatives à la chaîne de refroidissement, le cas échéant, l’espace de stockage et le transport vers / depuis les aéroports / ports sont organisés :
- Assurer le suivi des dossiers administratifs au niveau des bureaux de douanes, impôts pour les fournitures, équipements et médicaments, en collaboration avec les transitaires
- Etablir les demandes d’autorisations spéciales d’importation pour les produits de SR
- Appuyer dans l’organisation des cérémonies d’affectation ou/et de don des équipements et matériels aux bénéficiaires.
- Aider à l’achèvement en temps opportun du dédouanement et du transport dans le pays, du plan de distribution et de la remise des produits aux partenaires de mise en œuvre.
- Assurer la gestion des immobilisations (assets) dans le système Atlas et physique.
- Effectuer les inventaires des biens du bureau.
- Veiller à l’entretien du matériel et des équipements de bureau et des lieux communs.
3. Gestion des sollicitations, passation de marchés et des contrats
4. Harmonisation des achats
- Participation et coordination des initiatives inter-agences dans l’approvisionnement, LA mise en place des LTA
5. Réaliser toute autre tâche relevant de son domaine de compétence et demandée par le Représentant ou son superviseur
Qualifications et compétences requises
Education :
Fin d’Etude Secondaire. Un niveau universitaire sera un atout
Diplôme en Logistique, approvisionnement
Connaissances et Expériences :
- Au moins 5 années d’expérience professionnelle
- Expérience dans les opérations de transit
- Expérience avec le système des Nations Unies serait un atout
- Maîtrise de l’outil informatique (applications courantes des logiciels de bureau : tableurs, traitement de texte, présentation, etc.)
- Expérience en utilisation de l’ERP Atlas sera un atout
Valeurs :
- Preuve d’Intégrité
- Engagement au mandant de l’UNFPA et du Système des NU
- Valorisation de la diversité culturelle
- Ouvert au changement
Compétences Corporatives :
- Atteinte des résultats
- Redevabilité
- Développement de l’expertise professionnelle / Sens des affaires
- Pensée analitique et stratégique
- Travail en équipe / auto-gestion et gestion de ses relations
- Communication avec impact
Compétences Fonctionnelles :
- Services d’approvisionnement
- Appui logistique
- Gestion des données
- Gestion des documents, correspondances et rapports
- Gestion de l’information et des flux d’information
- Planification, organization et multitâche
- Analyse de données
Langues :
Maîtrise de la langue française Capacité à travailler en anglais.
Les dossiers de candidatures incomplets et non-conformes au profil recherché ne seront pas examinés. L’UNFPA se réserve le droit de demander les copies certifiées conformes des diplômes pour les candidatures retenues.
Avantages et rémunération
Ce poste offre un ensemble de rémunération attrayant, comprenant un salaire net compétitif, des congés annuels, une assurance maladie et d’autres avantages, selon le cas.
Avertissement
L’UNFPA n’exige pas de frais de candidature, de traitement de dossier, de formation, d’entretien, d’examen ou d’autres frais en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Les annonces, lettres ou offres frauduleuses peuvent être rapportées à la hotline de fraude de l’UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm